Modernt coachande ledarskap: Så leder du på bästa sätt ditt team på distans

Aldrig behövt skicka hem alla dina medarbetare från jobbet på samma gång för att sen börja leda dem på distans? Du är inte ensam. Corona-krisen har på ett betydande sätt påverkat chefer i de flesta organisationer.

Lugn i stormen

När du och ditt team arbetar hemifrån kommer alla att lära sig saker kontinuerligt om de inte haft det så innan. Och eftersom du är ansvarig chef kommer de behöva din ledning och stöd – kanske mer än någonsin och det är här det coachande och kommunikativa ledarskapet kommer in. Det är viktigt att vara lugn och positiv trots att dina medarbetare kanske har ångest, är osäkra och/eller brottas med rädslor. Du kanske själv upplever allt detta men ju lugnare du är, ju bättre kommer det gå för dig och ditt team. Barbara Larson, Susan Vroman, och Erin Makarius, skrivbenter i Harvard Business Review, ger råden att försöka undvika kritik om det inte är absolut nödvändigt, och istället fokusera på positivt språk med fraser som ”vi klarar detta” eller ”jag vet att vi tar oss igenom det här.”

Brown University associate professorn och doktorn Judson Brewer, skriver som många andra, att mindfulness och meditation är toppen för att minska ångest och stress. Hon rekommenderar att använda sig av det under dessa stressiga perioder. Kanske kan ni till och med hitta ett sätt att göra det tillsammans i teamet då och då. Meditation kan låta som ett stort steg för många men det kan vara så enkelt som att stänga ögonen och tänka på någon eller något du älskar och kanske tyst skicka ett budskap såsom "Hoppas du mår bra" – en snäll tanke helt enkelt. Kanske testa ihop i början av dagen eller före något möte och se hur det känns.

Checka in regelbundet

Normala kontorsinteraktioner varierar nu: ”Face to Face”, telefon, email, videosamtal, chattar och så vidare. När alla arbetar på distans tenderar dessa interaktioner att minska om du inte som chef medvetet planerar dem. Även om alla personer är kompetenta och duktiga på sina jobb har Corona inneburit ett stort avbrott i de tidigare arbetssätten som många upplever som utmanande. Genom att checka in tillsammans varje dag kommer både produktivitet och relationer må bättre.

Om ditt team har många deadlines eller milstenar att nå, kanske du vill schemalägga dagliga check-ins vid början och/eller slutet av varje dag för att hjälpa alla vara fokuserade. Dock inte på ett kontrollerande sätt "har du gjort detta?" utan mer för att se hur det går och om de behöver någon support. Kanske är check-in på veckobasis tillräckligt med ditt team. Var flexibel och lyhörd. Alla team är olika.

Upprätthåll bra kommunikation

En studie i Harvard Business Review säger att medarbetare som arbetar på distans värdesätter god kommunikation högt. Och de känner att de bästa cheferna är de som är de bästa kommunikatörerna. De värderar också högt chefer som kan lyssna, som är empatiska och bryr sig om dem (exempelvis arbetsbörda, framsteg) och som kommunicerar med respekt och har förtroende för sina team.

Seniora ledarskapscoachen Julia Wuench tipsar om att ett sätt att säkerställa att alla i ditt team upplever detta kan vara att du gör en lista med dina medarbetare och varje vecka säkerställer att var och en får lite egen tid. Bra coachande frågor att ställa kan exempelvis vara:

• ”Vad jobbar du på just nu?”
• ”Vad har du slutfört i veckan?”
• ”Behöver du någon hjälp från mig?”

Globala VD coachen Sabina Nawaz ser att det är en utmaning att få "meningsfull tillgänglighet från chefer" i det nya normala. Och denna frånvaro av ledarskap är både ett problem för chefer och medarbetare. Här kan kommunikationsstrategier vara hjälpsamma för att minska stress, ge support, underhålla och förbättra engagemang och produktivitet, och att kommunicera med varandra överlag. Dessa strategier är exempelvis för hur och när ni ska ha era regelbundna interaktioner, hur ni ska dela kunskap, hur feedback ska ges och så vidare. Några tips kan vara:

• Utöver regelbundna check-ins kan det vara bra att ha kontakt då och då med de individuella medarbetarna för att se hur de mår och hur det går. Detta kommer minska känslor av eventuell tristess, isolation osv.
• Kanske ha en timme varje dag då ditt team kan vara i kontakt med dig för att diskutera ihop och ställa frågor till dig.
• Sätta upp förutsägbara ritualer för teamet hjälper till att skapa ett lugnande och stabiliserande klimat. Det kan vara så enkelt som att starta varje möte med samma fråga, prata kring branschnyheter man har läst, saker man gjort på fritiden osv.
• Sätta upp tydliga gränser och kanaler för kommunikation, börja och sluta samma tider och/eller meddela när man har lunch och så vidare så de andra vet när du är tillgänglig eller inte.
• Sätta upp tydliga gränser och kanaler för kommunikation, börja och sluta samma tider och/eller meddela när man har lunch och så vidare så de andra vet när du är tillgänglig eller inte.
• Ge feedback hela tiden, helst positiv, men också korrigerande feedback när det behövs. Det ger medarbetare en känsla av att de blir sedda, att de får support och blir bättre och får positiv förstärkning att jobba vidare.

Detta distanserade arbetsliv kan vara otroligt stressigt och utmanande, och inte att förglömma många fördelar, det finns massa saker du som chef kan göra för att skapa ett så välmående och produktivt team som möjligt. Kommunikation är den viktigaste nyckeln och att verkligen kunna coacha ett effektivt verktyg.

Vill du veta mer om oss på Magokoro och våra coachingprogram? Läs mer eller kontakta oss här!

677 Visningar